Матрица Эйзенхауэра для маркетолога: как управлять временем и повысить продуктивность команды

У маркетологов каждый день десятки дел и по всем быстро нужны результаты. Нужно сегментировать базу, запускать рассылки, анализировать и строить воронки, автоматизировать процессы, делать отчеты. Этот список можно продолжать бесконечно, а вот рабочие часы ограничены. 

Расставить приоритеты помогают специальные методы. Один из таких — матрица дел Эйзенхауэра. С ней можно быстро разобраться в управлении временем на работе. В этой статье мы подробно расскажем, как пользоваться матрицей, в каких инструментах можно ее составить, и чем она отличается от других похожих методик.

Что такое матрица приоритетов Эйзенхауэра

Это таблица из четырех квадрантов с двумя критериями оценки задач: важность и срочность. В зависимости от этих критериев, с делами рекомендуется поступать по-разному: что-то закончить в первую очередь, что-то делегировать другим, а от чего-то вообще отказаться.

Считается, что ее придумал президент США Дуайт Эйзенхауэр, поэтому она носит его имя. Чтобы распределить задачи по матрице, нужно ответить на два вопроса:

1. Влияет ли выполнение задачи на ключевые цели и результаты? Если да, она важная.
2. Будут ли серьезные последствия, если не выполнить задачу как можно быстрее? Если да, она срочная.

В зависимости от характеристик задач, они попадают в одну из 4 ячеек или квадратов матрицы Эйзенхауэра:

В первый квадрат матрицы попадают важные и срочные дела. Если их не закончить вовремя, под угрозой будут ключевые цели и результаты. Поэтому за дела из этой категории нужно браться в первую очередь. Часто в первый квадрат попадают задачи, связанные с кризисами и форс-мажорами. А еще то, что долго откладывали. Например:

• поломка оплаты в интернет-магазине,
• крупный сбой в работе логистики,
• подготовка автоматических цепочек к Черной пятнице в начале ноября.

Второй квадрат содержит важные, но несрочные дела. Они, как и дела в первом квадрате, сильно влияют на цели и результаты всей работы. Но пока что сроки по ним не горят. Считается, что пунктов во втором квадрате матрицы должно быть большинство. С ними нужно работать размеренно и регулярно. Если затянуть, они попадут в первую ячейку «пожаров» и, возможно, качество работы пострадает из-за спешки. В эту ячейку могут попасть:

• планирование рекламного бюджета,
• выбор платформы для автоматизации рассылок,
• чистка базы и проверка актуальности сегментов.

Третий квадрат объединяет срочные, но не важные дела, которые обычно отвлекают от основных. Чаще всего это внешние запросы: их очень ждет кто-то из коллег или клиентов. Их рекомендуется делегировать кому-то или автоматизировать, чтобы не тратить время. Вот что это может быть:

• брейншторм по задачам коллег из соседнего отдела,
• созвон насчет цвета кнопки в новой лид-форме на сайте,
• ежемесячный отчет по рекламным кампаниям.

В четвертом квадрате собираются несрочные и неважные дела. Типичный «пожиратель времени» — новостные ленты, нецелевые вебинары, мелкая ручная работа. Они несут мало пользы для текущих целей и отнимают время. Их нужно ограничивать по времени, а по возможности избегать вовсе. 

Как применять метод матрицы Эйзенхауэра в маркетинге

Перед началом работы с матрицей нужно определиться со сроком планирования и составить список задач. Потом проверить их по критериям срочности и важности, а дальше расставить по матрице. Чтобы все это сделать быстрее, мы приготовили специальный шаблон.

Шаг 1: определитесь со сроком и составьте список задач

Считается, что матрица лучше всего подходит для планирования недели или месяца. Но ее можно использовать и для одного дня или целого квартала. Выписать задачи на заданный срок можно на листочке ручкой, в заметках на телефоне, в трекере или таблице — как удобнее. 

Например, у одного нашего маркетолога получился примерно такой список на ближайший недельный спринт:

Шаг 2: проверьте срочность и важность каждой задачи

Теперь посмотрите на каждый пункт списка и ответьте на два вопроса: 

1. Насколько эта задача срочная?
2. Насколько она важна для наших целей?

Пометьте возле каждой строки, какие ответы у вас получились. У нас вышло как-то так:

Шаг 3: расставьте задачи по матрице Эйзенхауэра

Теперь все просто — глядя на срочность и важность расставляем задачи по своим ячейкам:

Шаг 4: разберитесь с делами, как рекомендует матрица и подсказывает чутье

Обычно рекомендуют начинать с первой ячейки — сразу делать то, что туда попало. Но на практике не всегда целесообразно фокусироваться только на этих вопросах и не приступать к другим, пока они не будут закрыты. Так что параллельно вполне можно заниматься задачами из других ячеек: что-то спокойно делать самому, а что-то делегировать.

Например, вот такой порядок действий наметил себе наш маркетолог:

Шаг 5: регулярно обновляйте матрицу и адаптируйте рабочую рутину

Чтобы поддерживать порядок в делах, периодически возвращайтесь к матрице с первого шага. И следите за тем, в какой ячейке скапливается больше всего пунктов. Если большинство во второй ячейке, но они не застревают там надолго — вы великолепны и планомерно движетесь к результатам. 

Если задачи скапливаются в первой ячейке: возможно вам нужно больше рук или стоит пересмотреть приоритеты и отказаться от каких-то целей хотя бы на время. А если  «распухает» третья ячейка — стоит пересмотреть рабочие процессы. Например, сделать шаблон ТЗ на дизайн, согласовывать материалы в чате, а не звонком. Или подобрать инструменты автоматизации частых типовых работ. С этим может помочь Carrot quest.

Какие инструменты помогут в приоритизации задач

Собирать задачи и расставлять их по матрице Эйзенхауэра можно просто ручкой на листе бумаги. А можно использовать для этого целый ряд цифровых инструментов: 

Инструмент	Возможности
Excel или Р7-Офис Google Sheets Яндекс Таблицы	В офисных редакторах таблиц можно быстро разнести задачи по готовым ячейкам и настроить базовый визуал. Можно использовать уже готовые шаблоны, например наш. А в облачных решениях — еще и тэгнуть коллег.
Miro VK Доска Unidraw Holst	Визуальные доски помогают быстро собрать список задач самому или вместе с командой, а потом разнести их по разным ячейкам. Можно использовать в них шаблоны матрицы, а можно просто сделать стикеры с задачами и разделить на группы на пустой доске.
Trello Any.do Yandex.Tracker Taskman You.Gile	В таких приложениях не очень удобно собирать таблицу. Но легко обозначить срочность и важность дела, назначить дедлайн и ответственного, настроить напоминания. У многих инструментов есть бесплатный тариф для небольших команд.
Todoist TickTickEvernote	Здесь можно создавать списки дел, маркировать их по срочности и важности, а потом фильтровать. Примерно так же можно использовать стандартное приложение заметок на любом мобильном.
Buildin Notion	В этих платформах можно создать страницу с матрицей и распределять по ней задачи. Или просто вести список дел с маркировкой по срочности и важности. А еще можно воспользоваться специальными шаблонами. С доступом Notion из РФ сейчас сложно, поэтому многие переходят на Buildin — его полный аналог.
Focus.Matrix Priority Matrix	Это приложения для макбука, айфона и андроида, построенные по принципу матрицы. Могут автоматически формировать ее на основе маркированного списка дел. Но бывают проблемы с доступностью.

Как Carrot quest помогает с задачами из разных квадратов матрицы

Carrot quest не поможет приоритизировать задачи и распределить их по матрице. Зато поможет повысить эффективность маркетолога и команды в решении задач из разных квадратов. Собрали несколько примеров реальных задач из матрицы Эйзенхауэра, которые можно закрыть функционалом Carrot quest. 

Квадрат 1: Срочно и важно

Представьте, что маркетологу приходит задача: нужно срочно запустить регистрацию на вебинар. Процесс новый и важно решить задачу, чтобы он начал приносить результаты. До события два дня и времени на ручные отправки сообщений нет. Спикеры уже готовят презентации, а письма и сообщения по воронке еще не собраны.

Для таких задач Carrot quest становится решением, которое позволяет без привлечения разработчиков и других команд запустить любую кросс-канальную цепочку. Все сообщения настраиваются в визуальном конструкторе: в одном окне настраивается маршрут пользователя от первого письма с приглашением до отправки записи вебинара в Telegram-боте.

Для ускорения запуска есть готовые шаблоны отдельных сообщений и цепочек. Достаточно выбрать подходящий сценарий и внести правки. А еще в конструкторе цепочек можно добавить фильтры аудитории, чтобы отправлять сообщения конкретным сегментам пользователей. 

Вся аналитика цепочки видна на полотне конструктора. Можно сразу увидеть, на каком этапе находится каждый пользователь и какая ветка более популярна.

Сообщения отправляются автоматически. Система учитывает поведение пользователя и пускает коммуникацию по нужной ветке. Это снижает нагрузку на команду и позволяет запустить цепочку за несколько часов.

Квадрат 2: Несрочно, но важно

Примером задачи из этого квадрата может быть расширение понимания интересов аудитории и отслеживание CJM пользователя на сайте. Она гарантированно принесет результат в долгосрочной перспективе и важна. Чтобы начать отправлять пользователям более подходящие коммуникации, сначала нужно провести анализ аудитории и понять их интересы и задачи.

Carrot quest помогает собирать эту информацию автоматически. Система фиксирует данные пользователей и их действия. Можно узнать, какие страницы просматривал пользователь, на каком этапе он остановился, какие ответы дал в форме или в чате. Все данные объединяются в общей карточке лида, и их можно использовать для создания сегментов.

Дополнительно можно настроить короткие опросы или квизы, чтобы получить конкретные детали об аудитории. Когда данные собраны, команда использует их для повышения точности механик и персонализации. Такой подход не требует срочной доработки, но дает устойчивый рост отклика и конверсии.

Квадрат 3: Срочно, но не важно

Частый пример такой задачи — события или спецпредложение в праздники, о которых нужно оповестить клиентов. Задача не стратегическая, но важна для краткосрочного результата.

В Carrot quest можно настроить разовую рассылку за 15–20 минут: 

1. Выбираете сегмент — например, только новые пользователи или клиенты с определенным тарифом.
2. Выбираете нужный канал, например email, WhatsApp или поп-ап на сайте.
3. Пишете текст сообщения с нуля или на основе готового шаблона и запускаете отправку.

Для этой и большинства задач не нужна помощь разработчиков, вся настройка проходит в интуитивном блочном конструкторе. Команда успевает быстро отреагировать и не отвлекается от ключевых задач.

Другие методы приоритезации задач

Матрица Эйзенхауэра подходит лучше всего, чтобы быстро расставить приоритеты в рабочей рутине на ближайший спринт. Но если задач слишком много или они объемные, как, например, запуск продукта — удобнее использовать другие принципы приоритизации задач. Почти все методики при этом можно применить используя бумагу и ручку или инструменты из нашего списка. Вот несколько самых популярных подходов.

Метод ABCDE

Помогает быстро выделить критически важные задачи из большого списка. Подходит для ежедневного планирования, особенно если в делах завал. Делит все задачи на категории A, B, C, D и E:

• A — крайне важные, с серьезными последствиями при невыполнении;
• B — важные, но не критические;
• C — желательно выполнить, но без последствий при пропуске;
• D — можно делегировать;
• E — можно исключить.

Метод 1-3-5

Ограничивает объем работы, помогает избежать перегрузки и сохранять фокус. Лучше всего подходит для личного планирования. В этом подходе на каждый рабочий день выбирается:

• 1 крупная задача,
• 3 средних,
• 5 мелких.

Метод MoSCoW

Часто используется в проектном управлении, хорошо работает в команде. Особенно полезен в agile-подходах при разработке продуктов, чтобы приоритизировать ожидания клиентов и требования к продукту. В методе все задачи делятся на 4 категории:

• Must have — обязательно,
• Should have — желательно,
• Could have — неплохо бы,
• Won’t have — не актуально сейчас.

Метод Парето: правило 80/20

Повышает эффективность и помогает отсеять работу, которая отнимет много времени, но не принесет результата. Например, поможет определить, что важнее: автоматизировать рассылки или рекламные кампании. Подходит для анализа продуктивности и выбора задач с максимальной отдачей. Самое сложное в этом подходе — определить 20% задач, которые дают 80% результата. А дальше нужно сфокусироваться только на этих делах.

Канбан

Этот подход лежит в основе большинства досок для трекинга задач. По сути это визуальная доска или таблица с колонками, которые отражают статус работы. Карточки перемещаются из одной колонки в другую по мере выполнения, а дополнительно на них можно навесить разные приоритеты. Метод подходит для командной работы и визуального планирования проектов.

Заключение

Чтобы не потонуть в делах, прежде чем к ним приступать, лучше расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра позволит сделать это быстро и просто. В дополнение к ней можно применять другие подходы тайм-менеджмента. А еще инструменты автоматизации маркетинга. 

FAQ