Диаграмма Ганта: разбираем инструмент затаскивания проектов в срок

Бывают такие проекты, где команда состоит из одних профи, никто не прокрастинирует и все используют передовые технологии, но результат все равно получается не очень. Продукт не выходит в срок, менеджер увольняется из-за выгорания, а заказчик недоволен. 

Возможно, инструмент из этой статьи станет решением. Мы рассказали, как использовать диаграмму Ганта для планирования задач в проекте. Скорее всего, опытные менеджеры про это знают, а тем, кто только начинает управлять проектами — в самый раз.

Что такое диаграмма Ганта и как она помогает управлять проектами

Диаграмма Ганта — это наглядное отображение всех задач, которые нужно сделать для завершения проекта, его прогресс-бар.

Представьте, что у вас есть некий отрезок времени от сегодня и до запуска проекта. 

В статьях про менеджмент советуют любое большое дело нужно делить на несколько маленьких. Так, большой и страшный проект превращается в список понятных и контролируемых задач. Так и поступим:

А чтобы лучше понимать, укладываетесь ли вы в план, и вовремя принимать решения, добавим дедлайны для задач. Если в проекте много участников, лучше добавить ответственных за каждую задачу — так любой сможет быстро понять, кому задать вопрос. 

Итак, на схеме Ганта указывают: 

• когда начнется и завершится проект,
• какие задачи нужно выполнить и когда,
• ответственных за выполнение задач.

Задача диаграммы — в любое время дать участнику проекта понимание о том, на каком этапе проект находится. Это сразу и список задач, и индикатор: посмотрел — и сразу понятно, что делать дальше и успеваем ли мы в срок.  

Эффект диаграммы Ганта: все участники проекта знают, чем занимаются другие команды, на обсуждениях и в процессах нет хаоса.

Диаграмма названа в честь создателя — американского инженера-технолога Генри Ганта. Он использовал ее для контроля за крупными инфраструктурными проектами: строительством плотины Гувера и системы автомагистралей между штатами США.

Скачайте шаблон диаграммы Ганта для управления проектами

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных

Спасибо! Мы уже отправили всё на почту

Вам подарок — бесплатный аудит вашего сайта. Подскажем, как собирать больше лидов без увеличения рекламного бюджета.

Заказать консультацию

Для каких задач и отраслей используют диаграмму Ганта

Инструмент полезен всем, кто управляет проектами, запускает и контролирует их. Это могут быть руководители проектов, менеджеры продукта или владельцы компаний — зависит от отрасли. 

Диаграмма Ганта подходит для: 

• Управления и контроля за сроками проекта. Причем диаграмма позволяет следить за сроками всех задач по проекту в одном пространстве. Например, если срок сдачи дизайна сайта сдвигается, двигается и запуск сайта. Если такие смещения происходят регулярно, менеджер проекта может собрать команду и понять, какие трудности мешают двигаться дальше и как их устранить. А еще такой контроль поможет отчитываться за сроки перед заказчиком и обсуждать, какие задачи необязательны. 
• Синхронизации работ сотрудников в одной или нескольких командах. Речь про параллельные и последовательные задачи. Например, дизайнер создает личный кабинет, а разработчик верстает главную страницу. Менеджер может параллельно запускать эти процессы. Или, наоборот, увидеть что разработка страницы оплаты невозможна без подключение сервиса-кошелька. На диаграмме будет видно, кто и кому передает задачу, чтобы проект продолжал двигаться вперед. 
• Планирования бюджета. Диаграмма помогает быстро оценить затраты на команду, инструменты и сторонних специалистов. Поэтому она поможет спланировать бюджет.

Диаграмма Ганта не подойдет: 

• Для маленькой команды. Если вы выполняете задачу один, нет смысла рисовать целую диаграмму. Возможно, хватит и простого списка задач. 
• Простым проектам. Простота — понятие относительное, но проектам с небольшим количеством задач визуализация в виде диаграммы Ганта и правда не нужна. Например, чтобы запустить email-рассылку, нужно 4 шага и 2 специалиста. Оба знают, что делать. Здесь тоже будет достаточно списка задач. 

На этапах генерации идей, анализа проблем и сбора данных диаграмма не будет полезна. Ее внедряют, когда уже известны все вводные и определены все задачи.

Не собирайте диаграмму, пока не разобрались в проекте от и до

В каких сферах используют диаграммы Ганта 

Диаграмма Ганта подходит для проектов, где нужна строгая организация и последовательное выполнение задач. 

Ее часто используют в каскадной модели разработки, также известной как Waterfall. В этой модели каждый этап проекта начинается только после завершения предыдущего, все требования к проекту определяются на начальном этапе, а процесс разработки следует строго заданной последовательности. Инструмент помогает управлять проектами с фиксированными сроками и ограниченным бюджетом. Поэтому она становится незаменима в Waterfall-ориентированных проектах. 

Диаграмму Ганта также используют в гибридных подходах, которые сочетают элементы Waterfall и Agile методологий.

Этот инструмент полезен не только в IT-сфере. Диаграмма пригодится всем, кто нуждается в четком планировании и предпочитает визуальное отображение процессов. Например, при запуске онлайн-магазина, строительстве ЖК и организации детского праздника.

Изучайте нашу подборку видео про управление продуктовой компанией, чтобы еще лучше разобраться в основах менеджмента и перенять опыт других команд. 

Плюсы и минусы диаграммы Ганта как инструмента планирования

Идеальных инструментов не существует. У диаграммы Ганта тоже есть свои преимущества и недостатки: 

Плюсы

• Наглядность хронологии. Диаграмма делает понятной последовательность выполнения задач и их зависимость друг от друга. 
• Простое отображение сложных задач. Инструмент работает как визуальная карта, которая помогает упорядочить задачи. 
• Помощь в распределении ресурсов. Менеджер может назначать исполнителей по задачам с учетом их загрузки и этапа проекта. 
• Оценка нагрузки команд. Диаграмма помогает заранее оценить, сколько человек потребуется, и собрать команду, которая не будет перегружена задачами.
• Определение критически важных задач. Инструмент помогает понять, без каких задач проект вообще не состоится. Уже на этапе работы это поможет правильно расставлять приоритеты и находить связанные задачи. 
• Координация команды. Диаграмма показывает, кому и когда начинать работать над задачей, это упрощает управление. 
• Быстрое обновление. Диаграмму довольно легко актуализировать. Все, что нужно — это регулярно менять статус работ и иногда сдвигать сроки. 

Минусы

• Нужно время на создание. Чтобы настроить диаграмму для объемного проекта, может потребоваться несколько часов. 
• Диаграмму нужно обновлять. Без регулярной актуализации инструмент перестает работать: если что-то меняется, приходится корректировать и график работ. Но грамотно составленная диаграмма помогает потратить минимум на обновление. 

Как сделать диаграмму Ганта: пошаговая инструкция

Создать диаграмму Ганта можно с помощью разных инструментов. Вот, что нужно для старта: 

• список задач, 
• временные рамки проекта в целом и каждой конкретной задачи (и подзадачи), 
• связи между задачами, 
• контрольные точки реализации проекта и исполнители.

Диаграмма состоит из двух осей: на вертикальной перечислены задачи, на горизонтальной — указано время. График представляет собой ниспадающую последовательность отрезков, соответствующих срокам работы по задачам. Длина отрезка обозначает длительность работ. Если над задачей будет трудиться несколько специалистов, это тоже отмечают в таблице: цветом или фильтрами. 

Вот пошаговое руководство на примере бесплатного сервиса Google Таблицы:

Определите задачи проекта. Это может быть разработка сайта, запуск рекламы в новом канале или offline-встреча с партнерами компании. Задачи лучше расположить в первом столбце слева. Если проект объемный, их лучше разбить на подзадачи.

Установите дедлайн каждой задачи. Это можно сделать на основе опыта или оценки времени, которое необходимо для выполнения задачи.

Добавьте исполнителей и статусы. Не забывайте обновлять статусы по ходу проекта.

Обозначьте задачи на временной шкале. Те, что должны быть выполнены одновременно, можно разместить рядом друг с другом.

Добавьте зависимости между задачами. Это позволит вам увидеть, какие задачи должны быть выполнены до начала других задач.

Инструменты для создания диаграммы Ганта: 6 сервисов

Существует множество инструментов для создания диаграммы Ганта. Вот некоторые из них:

• Google Spreadsheets — это онлайн-инструмент, который позволяет создавать, редактировать и совместно работать над таблицами и диаграммами.
• Miro — это инструмент для совместной работы, который позволяет пользователям создавать и редактировать доски с различными элементами, такими как стикеры, диаграммы, таблицы и т. д. В Miro также есть шаблон диаграммы Ганта.
• Microsoft Project — это профессиональный инструмент для управления проектами, который позволяет создавать диаграммы Ганта, отслеживать прогресс, управлять ресурсами и анализировать результаты.
• GanttPro — это онлайн-инструмент для создания диаграмм Ганта, который предлагает широкий спектр функций, таких как совместная работа, интеграция с другими инструментами и автоматизация процессов.
• Toggl Plan — это простой и удобный инструмент для создания диаграмм Ганта, который подходит для небольших проектов и команд.
• Wrike — это инструмент для управления проектами, который предлагает широкий спектр функций, таких как планирование, отслеживание прогресса, управление ресурсами и анализ результатов.

У каждого из инструментов есть свои преимущества и недостатки. Мы сравнили их по ключевым параметрам:

Сервис	Пробный период	Цена	Дополнительные возможности
Google Spreadsheets (Таблицах Google)	Нет	Бесплатно	Есть шаблон диаграммы Ганта, совместная работа.
Miro	Нет	Бесплатно	Есть готовый шаблон диаграммы Ганта, можно добавлять сколько угодно участников.
Microsoft Project	Нет	От 62 $ в месяц	Совместная работа, управление ресурсами, анализ результатов
GanttPro	Да	От 4 $ в месяц за пользователя	Совместная работа, интеграция с другими инструментами, автоматизация процессов
Toggl Plan	Да	Бесплатно для небольших команд	Простота использования, подходит для небольших проектов
Wrike	Да	От 9,80 $ в месяц за пользователя	Планирование, отслеживание прогресса, управление ресурсами, анализ результатов, интеграция с другими инструментами

Советы по эффективному использованию диаграммы Ганта: разбор типичных ошибок

Мы в Carrot quest регулярно используем диаграммы Ганта для контроля крупных проектов. И конечно, мы тоже совершали ошибки на первых запусках. Вот несколько недочетов, о которых лучше узнать как можно раньше и учесть заранее: 

1. Не сформировать единое видение цели проекта. Прежде чем создавать диаграмму Ганта, определите цели проекта. Это поможет вам и всей команде правильно расставить приоритеты и сосредоточиться на наиболее важных задачах при корректировке планов.
2. Ставить нереалистичные сроки. Не устанавливайте слишком сжатые сроки для выполнения задач. Это может привести к стрессу и снижению качества работы.
3. Не актуализировать диаграмму. По мере выполнения задач обновляйте диаграмму Ганта. Это позволит вам отслеживать прогресс и вносить коррективы в план проекта.
4. Не анализировать результаты. После завершения проекта проанализируйте результаты. Это поможет вам понять, что сработало, а что нет, и внести необходимые изменения в будущие проекты.

Учтите ошибки выше при составлении диаграммы, и она поможет вам здраво оценивать реальность в проекте и управлять ей. 

Как внедрить диаграмму Ганта в работу и «продать»  команде идею работы в ней

А у вас тоже такое было, что вы приходите на проект с новым инструментом, и все начинают с этим самым инструментом спорить: 

• а зачем нам еще одна таблица, у нас уже канбан есть;
• да мы уже все обсудили, вопросы в чате обсудим;
• мне планировщик не нужен, все надо держать в голове. 

Хорошая новость: так бывает часто и бежать пока рано. 

Справиться с «саботажем» поможет обсуждение сомнений и донесение пользы, которую команда получит с помощью диаграммы. 

Мы выписали три самых важных момента, которые нужно учесть при внедрении нового инструмента для команды. Они, кстати, не только для диаграмм Ганта будут полезны.

1. Решайте проблемы проекта. Презентуйте диаграмму как решение для уже существующих проблем проектов. Например, как способ устранить задержки, начать эффективно использовать ресурсы команды и видеть прогресс. Этот инструмент помогает восстановить контроль и гарантировать соблюдение установленных сроков.
2. Учитывайте возражения. Подготовьтесь к возможным вопросам команды. Используйте диаграмму для наглядной демонстрации прогресса перед руководством, что поможет правильно управлять их ожиданиями.
3. Облегчайте работу команды. Подчеркивайте, что диаграмма Ганта работает на общую цель, снижает стресс и делает процессы более прозрачными. Это инструмент поддержки, а не излишнего контроля или бюрократии.

Коротко о главном

• Диаграмма Ганта — это инструмент с понятной структурой, который работает как карта и ключевой элемент информации для команды. А еще она помогает сократить время на поиск данных и коммуникации с коллегами. 
• Диаграмма Ганта помогает отказаться от списков дел и наглядно отслеживать прогресс работ по проекту. Правильное использование диаграммы Ганта может сделать сложный проект понятным с первого взгляда.
• Создать диаграмму Ганта можно в Excel, Google Таблицах, а также в специализированных программах, таких как GanttPRO, Wrike и MS Project.