Кто такой Project manager: чем он занимается и что должен уметь

18 минут

03.05.2024

Кто такой Project manager: чем он занимается и что должен уметь

Если вы хотите стать Project manager или нанять его, то эта статья для вас. Вы узнаете:

какие обязанности у менеджера проектов;
какими компетенциями и качествами он должен обладать;
что должно быть в его резюме;
что спрашивают на собеседованиях у кандидатов на эту должность.

Бонусом расскажем, чем Project manager отличается от Product manager, с которым его многие путают, и чем занимаются проджекты в Carrot quest. Для тех, кто планирует нанимать менеджера проектов, разберем, действительно ли стоит это делать.

Кто такой Project manager и чем он занимается

Менеджер проектов, или Project manager — это тот, кто руководит проектами и организует всю работу над ними. Он — связующее звено между всеми членами команды: разработчиками, маркетологами, копирайтерами, дизайнерами, верстальщиками. А также между командой и клиентом.

Задача Project manager — организовать работу над проектом так, чтобы:

выполнить его в установленный заказчиком срок;
оставить клиента довольным — достичь поставленных им целей;
принести прибыль компании, в которой он работает.

Project manager — это профессионал, который знает, как достичь целей клиента, что для этого нужно сделать, какие специалисты нужны и какие из них подойдут лучше для конкретного проекта по компетенциям и личным качествам. Один из инструментов, которые он использует — канбан.

Без менеджера проектов клиенту пришлось бы все делать самому: разбираться, как можно решить задачу, искать подходящих специалистов, передавать проект между ними и проверять результат на каждом этапе — тексты, макеты, креативы, тестовые и итоговую версию продукта.

Привет! Я Женя — тимлид команды проджектов Carrot quest. Сделал подборку ресурсов, которые помогают мне прокачивать скилы. Поделиться с вами? 😉

Спасибо! Мы уже отправили все на почту

Вам подарок — бесплатный аудит вашего сайта. Подскажем, как собирать больше лидов без увеличения рекламного бюджета.

Заказать консультацию

Привет! Я Женя — тимлид команды проджектов Carrot quest. Сделал подборку ресурсов, которые помогают мне прокачивать скилы. Поделиться с вами? ;)

Разберем детальнее, чем занимается Project manager.

Общается с заказчиком

Предлагает решения после того, как заказчик обозначает проблему. Например, заказчик хочет увеличить количество качественных лидов, не вкладывая при этом деньги в привлечение дополнительного трафика на сайт. Тогда менеджер по проектам на основе своего опыта может предложить настроить автоворонку на сайте с помощью цепочек сообщений или чата на сайте, в котором покупатели смогут задать волнующие их вопросы, а консультант на них быстро ответит и подтолкнет к заказу. Мы ни раз убеждались, что люди, которые общаются в чате, чаще покупают — чат может увеличить доход компании от 5% до 15%. Подробнее об этом мы рассказывали в нашем исследовании:

Исследование опыта 105 зарубежных компаний: как онлайн-чат пригодится вашему магазину

Задает вопросы заказчику — брифует его — чтобы понять, какое именно решение подойдет, как работать над проектом и каких результатов в цифрах можно достичь. На брифинге менеджер узнает:

кто целевая аудитория клиента;
какое у него уникальное торговое предложение (УТП);
какими способами он уже пробовал достичь цели, какие механики использовал и что из этого получилось;
есть ли брендбук, редполитика, tone-of-voice;
какие еще требования и ограничения есть по проекту и др.

Презентует решения, которые подойдут для проблемы заказчика, и прогнозирует результаты. Затем менеджер с клиентом выбирают, над каким из них будут работать.

Обговаривает с клиентом сроки и что надо будет согласовать: текст, прототип, макет, креатив, итоговую версию продукта.

Обсуждает с клиентом правки и отрабатывает возражения при согласовании промежуточных этапов. Благодаря тому, что есть менеджер, клиенту не нужно думать, с какой правкой к какому специалисту идти, не нужно общаться со всеми самому. Все свои пожелания и требования он обсуждает лишь с одним человеком — менеджером проекта — а тот уже разбирается, к кому и с чем обращаться и как все учесть.

Презентует заказчику результаты проделанной работы по итогам проекта, разбирает с ним, что еще и как можно улучшить в будущем.

Контролирует работу и соблюдение сроков

Определяет, что именно и когда должно быть готово, чтобы успеть все в срок, следит, как продвигается работа каждого специалиста.

Контролирует, чтобы команда учитывала все требования заказчика и не отклонялась от цели проекта.

Проверяет и тестирует все сам, вносит со специалистами необходимые правки, прежде чем передать на согласование клиенту промежуточный результат. Так заказчику не придется тратить время на то, чтобы указать на мелкие ошибки и потом проверить, как их исправили.

Работает с командой

Подбирает для проекта подходящих по скилам специалистов. Отбирая их, он учитывает загрузку каждого на других проектах, чтобы тот успел сдать задачу в нужный срок.

Составляет технические задания (ТЗ) для каждого специалиста, в которых описывает, что конкретно и когда нужно сделать, какие требования и нюансы учесть.

Координирует работу специалистов и проходит с ними все этапы проекта от разработки стратегии до сбора аналитики. Например, сначала с копирайтером он готовит тексты, затем передает их дизайнеру для отрисовки макета, затем верстальщику и разработчику, чтобы воплотить макет в жизнь.

Знает основные нюансы и сложности каждого этапа, может предотвратить помехи, чтобы работать над проектом быстрее и качественнее. Ведь специалисты могут не учесть нюансы работы над проектом друг друга при подготовке своей части и сделать что-то, что помешает подготовке дальнейших этапов.

Например, дизайнер может отрисовать поп-ап, который у верстальщика не получится аккуратно адаптировать под мобильные устройства. Опытный менеджер заметит подобные недочеты в макете и внесет с дизайнером правки, либо сразу подключит верстальщика и обсудит вместе с ним и дизайнером, как все будет работать и что для этого нужно сделать.

Выступает своеобразным фильтром правок при передаче их от заказчика команде и защищает ее от возможного негатива. Клиент может предложить правку, которая окажется слишком субъективной и никак не повлияет на результат проекта, но при этом отнимет у команды много времени и нервов. Менеджер должен объяснить это клиенту, отработать его возражения, отсеять такие правки и передать команде только значимые для результата проекта замечания. Причем передать так, чтобы не обидеть никого из команды: не все ведь одинаково спокойно реагируют на критику, поэтому менеджер должен знать подход к каждому специалисту.

Управляет рисками

На проект может повлиять что угодно. Например, сотрудник внезапно возьмет отгул, заболеет, и работу будет некому делегировать — сдвинется дедлайн и возникнут недопонимания с клиентом. Project-менеджер должен уметь заранее предугадывать угрозы и своевременно реагировать на них — управлять рисками.

Риск-менеджмент помогает избежать финансовых и временных потерь, защищает компанию от потенциального вреда. Заранее проанализировав угрозы, можно также сделать атмосферу в компании комфортнее — сотрудники будут понимать, что процессы стабильны и надежны.

Надежда Соколова, маркетолог WEEEK, рассказала, что есть 5 шагов по управлению рисками:

Выявить риски.
Оценить их.
Смягчить.
Проследить за ними.
Отчитаться о рисках.

Кажется, это огромный пул задач, но с практикой менеджер проектов сможет легко замечать потенциальные угрозы и предотвращать их. Подробнее о риск-менеджменте читайте в обзоре по управлению рисками. В нем вы найдете пошаговую инструкцию, матрицу для оценки рисков и способы реагирования на них.

Как устроена работа над проектом

В работе над проектом можно выделить четыре основных этапа: инициация, планирование, исполнение и мониторинг, закрытие.

1. Инициация

На этом этапе Project manager проводит брифинг, изучает бизнес клиента и определяет вместе с ним, какое именно решение для достижения поставленной цели они будут реализовывать и каких показателей нужно достичь.

Результат этапа: утверждена стратегия, выбрано решение для достижения целей заказчика.

Проблемы, которые могут возникнуть:

заказчик поверхностно отвечает на вопросы проджекта, не идет навстречу;
заказчик плохо знает свою целевую аудиторию, статистические показатели;
заказчик не хочет давать доступ к аналитике и делиться необходимыми для оценки проекта данными;
заказчик долго согласовывает стратегию или решение, которое менеджер будет реализовывать.

2. Планирование

Project manager прописывает задачи, которые нужно выполнить, подбирает команду, планирует тайминг проекта (что и когда должно быть готово), предусматривает возможные риски и продумывает, как действовать, если произойдут форс-мажоры. Проджект утверждает с клиентом тайминг и контрольные точки, которые надо будет согласовать.

Результат этапа: утвержден план действий, собрана команда.

Проблемы, которые могут возникнуть:

не хватает ресурсов: нужные сотрудники в отпуске или болеют;
сложно спрогнозировать, сколько времени займет тот или иной этап;
сложно предусмотреть все.

3. Исполнение и мониторинг

Project manager составляет для специалистов технические задания, те их выполняют, менеджер проверяет результат на каждом этапе и согласовывает его с заказчиком. Проджект следит, чтобы работа шла согласно плану и специалисты все успевали.

Результат этапа: запущен продукт.

Проблемы, которые могут возникнуть:

команда не укладывается в срок;
заказчик долго согласовывает промежуточные и итоговые результаты;
заболел кто-то из членов команды, сам менеджер или заказчик — работа затормозилась;
промежуточные результаты не совпадают с ожиданиями заказчика — ему не нравятся тексты, креативы, итоговая версия;
заказчик дает много незначительных и субъективных правок;
между членами команды возникают конфликты;
заказчик просит сделать гораздо больше, чем обсуждали изначально;
команда и заказчик сталкиваются с форс-мажорами.

4. Закрытие проекта

На этом этапе Project manager анализирует результаты проекта и его окупаемость для клиента. Он смотрит, каких результатов удалось достичь, делает выводы о том, что и как можно улучшить в будущем. Он составляет отчет и презентует его заказчику, а также делится результатами с командой и всеми заинтересованными сотрудниками. Затем проджект обсуждает с заказчиком дальнейшие проекты. Также он готовит необходимую документацию для закрытия проекта: акты, счета.

Результат этапа: составлены и презентованы внутренние и внешние отчеты, подготовлена закрывающая документация, принято решение о дальнейших проектах с клиентом.

Проблемы, которые могут возникнуть:

заказчик недоволен окупаемостью проекта или другими его результатами;
заказчик сомневается, что в отчете собраны подходящие метрики для оценки результата (например, ему кажется, что результативность проекта лучше отражает чистая прибыль, а не количество собранных лидов или наоборот);
заказчику не хватает данных в отчете;
проджекту не удается продать заказчику идею следующего проекта.

Чем занимается Project manager в Carrot quest

Женя Аликин, тимлид команды внедрения Carrot quest:

«В Carrot quest менеджер проектов занимается следующими задачами:

Брифует клиента и общается с ним на протяжении всего проекта.
Формирует гипотезы, которые помогут достичь целей клиента: например, продумывает сценарии, которые конвертируют трафик сайта в продажи или превратят спящих клиентов в платящих. Прогнозирует эффект гипотез в цифровых показателях. Пример гипотезы и ее результата: если внедрить чат на сайте и подключить к нему команду продаж, то количество заказов увеличится вдвое.
Проводит исследования, чтобы лучше понимать, что волнует пользователей и что можно предложить клиенту.
Составляет карты сценариев — набор триггерных сообщений, работающих на увеличение одной общей метрики. В карте проджект прописывает, какому сегменту посетителей сайта в каких именно случаях и какие именно триггерные сообщения будут отправлены.

Мы в Carrot quest разработали готовые карты триггерных сценариев для разных сегментов бизнеса:

Карта триггерных сценариев для интернет-магазинов

Примеры реализации подобных сценариев смотрите в наших кейсах:

Настраивает триггерные сценарии в сервисе Carrot quest.
Организует работу над проектом: подбирает команду, составляет технические задания, следит за работой над задачами, проверяет промежуточные результаты: прототипы, макеты, тексты, верстку.
Анализирует метрики проектов, составляет для клиентов отчеты и презентации об эффективности разработанных решений.

Фрагмент про эффективность сценария из презентации для клиента от Carrot quest

Занимается проектной документацией — договорами, актами, соглашениями».

Вот как схематично можно изобразить весь процесс работы над проектами в Carrot quest:

Какие скилы нужны Project manager и что должно быть в его резюме

Рассмотрим, какими профессиональными компетенциями (Hard Skills) и личностными качествами (Soft Skills) должен обладать успешный Project manager.

Hard skills — хороший менеджер проектов должен обладать следующими навыками:

Знать основы управления проектами. Нужно понимать, как организовать работу на каждом этапе проекта, разработать стратегию, оценить риски, выстроить работу в команде.
Иметь опыт работы в сфере интернет-маркетинга. Хорошо, если это опыт работы именно в управлении проектами, но для младшей позиции подойдет любая практика в этой сфере.
Знать основы разработки. Не обязательно уметь «кодить», но нужно понимать, из каких этапов состоит техническая часть работы над проектом, какие есть нюансы и чем фронтенд-разработчик отличается от бэкенд-разработчика. Дополнительным плюсом будет, если Project manager работал на технических должностях.
Разбираться в аналитике. Нужно понимать, как показать и доказать клиенту эффективность проекта. Будет плюсом опыт работы с системами аналитики, например, Google Analytics или Яндекс.Метрикой.
Уметь работать по Agile-методикам. Этот подход позволяет организовать работу так, чтобы в короткие сроки запустить проект, который принесет прибыль заказчику и компании, работавшей над проектом.
Уметь работать с документацией. Менеджер проектов составляет отчеты, работает с договорами, актами и соглашениями.

Soft skills — менеджер проектов должен обладать следующими качествами:

Стрессоустойчивостью. При работе над проектом менеджер может столкнуться с форс-мажорами, недовольством команды или заказчика. Важно сохранять спокойствие и уметь справиться с такими ситуациями.
Коммуникабельностью и эмпатией. Project manager должен уметь расположить к себе заказчика, команду и работать сообща.
Организованностью. Это базовый навык, который нужен, чтобы эффективно выстроить работу над проектом и уложиться в его дедлайн.
Ответственностью. Project manager несет ответственность перед заказчиком, командой и компанией, в которой он работает. Он отвечает за решения, которые принимает при работе над проектом, их успех или неудачи.

В резюме проджекта должны быть перечислены навыки и опыт, о которых мы рассказали выше. Дополнительно можно указать следующие пункты:

Высшее образование в сфере управления. Преимуществом будет дополнительная официальная квалификация, например сертификат PMI — Project Management Institute — всемирной некоммерческой организации по управлению проектами.
Дополнительное образование — оконченные курсы и тренинги в сфере управления и IT.
Опыт работы с инструментами для ведения проектов: CRM-системами, таск-трекерами, системами управления проектами и сделками.
Знание английского языка тоже будет преимуществом. Круто, если вы изучаете, как работают зарубежные эксперты, читаете англоязычные блоги и черпаете оттуда вдохновение, можете разобраться с англоязычной технической документацией или работать с иностранными клиентами.

Такие скилы необходимы, чтобы стать в том числе и Project manager в Carrot quest. Вот какие требования к проджектам мы прописываем в наших вакансиях:

«Идеальный проджект-менеджер:

— имеет опыт работы в сфере интернет-маркетинга от двух лет;
— понимает, из чего состоит процесс разработки и почему разработчики выполняют свои задачи определенным образом;
— имеет базовые навыки верстки: например, может сверстать письмо в редакторе кода;
— разбирается в аналитике: как в ней работают цели и каким образом ее стоит выстроить, чтобы показать клиенту эффективность проделанной работы;
— разбирается в планировании проектов, дедлайнах, приоритизации;
— считает, что договориться можно обо всем ;)»

Какие вопросы обычно задают на собеседовании

Вопросы всегда зависят от компании, в которую нанимают проджекта, и его обязанностей в рамках нее. Но есть и общие вопросы.

На собеседовании у кандидата на должность Project manager часто просят рассказать:

какие проекты он вел;
каких результатов ему удалось достичь;
с кем работал в команде;
как выстраивал работу;
какими инструментами пользовался;
как бы он поступил в той или иной воображаемой ситуации, в том числе форс-мажорной, и почему именно так;
в какие критические ситуации при ведении проектов он попадал и как нашел из них выход.

С помощью таких вопросов HR-менеджеры пытаются понять, как кандидат мыслит, действительно ли он владеет необходимыми навыками.

FAQ

Кто такой Project manager?

Project manager — это тот, кто руководит проектами и организует всю работу над ними. Он — связующее звено между всеми членами команды, а также между командой и клиентом. Проджект знает, как достичь целей заказчика, что для этого нужно сделать, какие специалисты нужны и какие из них подойдут лучше для конкретного проекта по компетенциям и личностным качествам.

Как стать Project manager?

Чтобы стать младшим проджектом, нужно разбираться хотя бы в теории управления проектами. Преимуществом будет, если вы работали в IT или имеете опыт управления в любой другой сфере, а также если работали с документацией. Плюс необходимо быть организованным, стрессоустойчивым, ответственным и коммуникабельным. Если такая база у вас есть, можете пробовать откликаться на вакансии.

Можно ли стать Project manager в IT без технического опыта, если есть управленческий опыт в других сферах?

Можно. Для проджекта управленческий опыт гораздо важнее технического. Можно начинать с младших позиций, а затем развиваться — придется очень быстро учиться.

Сколько получает Project manager в России?

Все зависит от конкретной компании, ее масштаба, обязанностей и опыта кандидата. Многие компании, помимо оклада, предлагают проджектам бонусы за закрытые проекты, которые могут равняться сумме двух-четырех окладов или даже больше. Вот и получается, что разброс зарплат огромен и может варьироваться от 30 до 500 тысяч рублей в месяц.

Project manager отличается от Product manager?

Эти две должности часто путают. Чтобы было понятнее, мы составили сравнительную таблицу. А в этой статье вы можете прочитать подробнее о том, кто такой Product manager.

Что лучше: взять Project manager в штат или обратиться в агентство и к команде на аутсорсе?

У обоих подходов есть свои плюсы. Если вы наймете проджекта в штат, то сможете обучить его под специфику вашего бизнеса, плюс к нему можно будет обратиться в любой момент.

Из минусов — ему нужно будет платить зарплату каждый месяц. Также нужно учесть, что одного проджект-менеджера не достаточно. Чтобы достичь бизнес-целей, ему нужна команда: копирайтер, редактор, корректор, дизайнер, верстальщик, разработчик, аналитик и т. д. Это дополнительные ежемесячные траты на зарплаты всем этим сотрудникам, причем у вас должно быть достаточно задач, чтобы загрузить их. Такой вариант больше подходит для крупных компаний с большим количеством проектов.

Если же вам не под силу загрузить задачами проектную команду, лучше обратиться к специалистам на аутсорсе. Они смогут в короткие сроки реализовать ваш проект и принести прибыль. Плюс в том, что команда будет уже сформирована, вам не придется искать подходящих специалистов и налаживать работу между ними. К тому же у такой команды есть опыт работы со многими проектами в вашей сфере и не только. А значит, они мыслят шире и могут предложить разные наиболее эффективные варианты для достижения ваших целей.

Так, например, мы в Carrot quest можем решить следующие задачи с помощью наших инструментов:
— разработаем и реализуем стратегию коммуникации с вашими пользователями;
— увеличим конверсию в первую и повторные покупки;
— увеличим конверсию в регистрацию на сайте и в другие шаги, которые проходит пользователь;
— выстроим воронку продаж;
— настроим инструменты для сегментации лидов и сбора целевых.